ワークフローシステムとは?|【作業効率UP】クラウドワークフローなどの便利機能!|efficiency.net

クラウドワークフローシステムは企業の大きな味方!

ワークフローシステムとは?

パソコンを操作する人

ワークフローシステムの重要性について

事務手続きや消耗品などの発注、稟議書や起案書は今までは紙ベースで行なっていました。なので申請する人から始まり、承認者、決済者という流れでようやくOKになります。しかし、その流れは忙しい時になると大変な量になり、効率よく承認や決済することができません。なので、現代は紙ベースで行う流れではなく、クラウドを活用したワークフローシステムを導入する企業が増えてきています。

ワークフローシステムの主な機能とは

ワークフローシステムはクラウドを活用しているため、多くの便利機能がたくさんあります。先程伝えた決済までの流れを完結にすることはもちろん、申請書の作成や承認するためのルートを作成することもできます。また分析や検索、集計などの機能もあるため企業に無くてはならない便利なワークフローシステムなのです。

気になる初期費用

初期費用は月額サービス料のみとなっているため比較的コストを抑えることが可能です。しかしネット環境が整っていない場合は、ネット回線を繋げることからスタートします。ですが、クラウドワークフローシステムの利用金額は何万円もするものではなく、高くて千円前後、中には無料で利用することができるサービスもあります。各サービス会社で機能も価格も異なるため希望の機能があり、費用が抑えられる所で利用することをオススメします。

ワークフローシステムのメリット!

no.1

人的のミスを防止することが可能!

一番のメリットは何といっても「人的ミスの軽減」です。例えば会社で使うコピー機の紙を発注するとします。その必要枚数を発注書に記入して承認してもらい、決済者が確認してOKに出たら発注します。今までは紙ベースで行なっていたため、発注する際のデータ入力ミスが起きたり、その発注書が紛失してしまうという人的ミスが企業では多くありました。しかし、クラウドワークフローシステムを導入すると、発注依頼から決済までの流れを紙ではなくデータでやり取りになり、効率アップにも繋がります。それに紛失やデータ入力のミスも軽減するためワークフローシステムは人気なのです。

no.2

大きなコスト削減に繋がる

以前までは紙ベースで発注したり、稟議書や起案書を作成していました。しかし、どれも紙を使用するためコストは毎日かかりました。例えば、1枚1円の紙があるとします。毎日1000枚使うとして1ヶ月約3万円、それが1年では約36万円かかります。ですがクラウドワークフローシステムを利用することで、毎日かかっていた紙のコストを抑えることができます。ちなみにペーパレスにしてコスト削減している企業は多くあり、そのほとんどがクラウドワークフローシステムを活用しています。コスト削減した企業は更に、会社内の電気料を節約したり、もっと効率よく仕事ができないか改善したりするように社員一丸となってコストについて考える様になったという声も上がっています。ワークフローシステムは仕事の効率も上げるとともに、社員の意欲も変えることもできるため会社にも社員にもメリットしかありません。余談ですが、コスト削減が成功して中止になっていた社員旅行が復活したという企業もありますよ。

no.3

決済までがスピードアップ&業務内容が明確化される

ワークフローシステムのメリットはコスト削減や人的ミスの防止だけではありません。作業効率のアップ化と作業の進捗状況を確認することができます。発注するにしても決済までの道のりが遠く、実際に物が来るまでに時間が掛かります。しかしワークフローシステムがあれば、決済者に承認する時間を短縮することができます。その理由はスマホやタブレットでも利用することができるため、決済者が外出していても、どこでも確認して承認することが可能だからです。また、これらの流れの進捗状況を把握することができるため、どこで申請書が止まっているのか、どのくらいで承認することが可能なのかなど現状が明確化されるため、仕事の効率を落とすことが無くなります。

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